Comment faire sa première facture ?

Ca y est ! Votre entreprise est lancée et vous avez vos premiers clients. Bravo à vous !
Vient maintenant une étape primordiale : comment faire votre première facture ?

Dans cet article, je vais vous partager quelles sont les mentions obligatoires pour être en conformité avec la loi dès vos premières factures. Dans un deuxième temps, je vais vous donner quelques outils pour vous aider à réaliser votre facturation.
Ma première inspiration était de vous lister toutes les mentions obligatoires et je me suis très vite rendue compte que ça serait imbuvable et démoralisant.

Un dessin valant mieux qu’un long discours, je vous propose une présentation originale en partant d’une facture fictive. Puis je décomposerai les différentes parties pour apporter quelques précisions !

A quoi devrait ressembler votre première facture

Vous avez forcément eu à un moment donné une facture entre les mains. Donc vous savez à quoi ça ressemble ! Mais si certaines paraissent très simples, d’autres sont tellement remplies d’informations qu’on se demande s’il n’y a pas un loup caché quelque part…

Les mentions obligatoires minimales :

Voici donc un document qui regroupe les mentions obligatoires minimales à faire figurer sur votre facture. Ce modèle est adapté pour une entreprise non soumise à TVA.

On peut distinguer 3 parties :

• l’entête : indique les coordonnées du vendeur et de l’acheteur, un numéro et une date de facture
• le « corps » : décrit les services et produits vendus
• le pied de page : précise les conditions de règlement ainsi que les informations d’immatriculation du vendeur

Selon votre type d’entreprise, il y a des mentions obligatoires supplémentaires détaillées ci-après.

Si vous êtes commerçant ou artisan :

• Commerçant : votre N° d’inscription au RCS suivi du nom de la ville où se situe le greffe d’inscription
• Artisan : votre n° d’inscription au Registre des Métiers, suivi du N° du département, les mentions concernant votre assurance professionnelle obligatoire (type garantie décennale)

Si vous êtes entrepreneur individuel ou en société

• Entrepreneur individuel : c’est votre nom et votre prénom qui doivent être écrits. Vous pouvez ajouter votre nom commercial s’il est différent. En cas d’adhésion à une association de gestion agréée, vous devez mettre la mention « membre d’une association de gestion agréée, le règlement par chèque et par carte bancaire est accepté »
• Société commerciale : votre forme juridique (EURL, SARL, SASU, SAS…), le montant de votre capital et votre N° de SIREN ou SIRET (si vous êtes au début de votre activité, vous devez mettre « Siret en cours d’attribution » si vous ne l’avez pas encore reçu lors de votre première facture)

Si vous êtes concerné ou non par la TVA :

• Cas où vous êtes soumis à la TVA : N° d’identification à la TVA (appelé N° de TVA intracommunautaire) ainsi que le taux de TVA qui doit être indiqué pour chaque produit ou service et le montant global de TVA à payer par votre client
• Si vous ne l’êtes pas : mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »

Si votre client est un particulier ou une entreprise :

• Il s’agit d’un particulier : la facture n’est pas obligatoire, il peut s’agir d’un ticket de caisse par exemple SAUF dans le cas d’une prestation de services supérieure à 25€.
• Il s’agit d’une entreprise : la facture est obligatoire, en double exemplaire. C’est un justificatif comptable impératif pour la collecte et l’exercice de la déduction de TVA.

Vous pouvez lire ICI plus d’informations sur la facturation à un particulier et vous pouvez consulter le site du service public ICI pour connaître très précisément la définition de toutes les mentions obligatoires à porter sur une facture.

Les amendes en cas de manquement :

• Amende fiscale de 15 € par mention manquante ou inexacte pour chaque facture, plafonnée au 1/4 de son montant
• Amende de 75 000 € pour une personne physique (375 000 € pour une personne morale). Cette amende peut être doublée en cas de défaut de facturation, factures de complaisance et factures fictives.

Ce qui est vraiment important sur votre facture

Au niveau de l’entête

Votre client doit savoir qui s’engage envers lui ! Vous devez donc être très vigilant sur vos informations. Il doit pouvoir vous « retrouver » très facilement.
Vous pouvez compléter vos coordonnées en rajoutant un numéro de téléphone, une adresse mail ou un site internet. Vous pouvez les indiquer en pied de page au lieu de surcharger votre entête.
Je vous conseille de mettre votre logo même s’il n’est pas obligatoire !

Il est absolument impératif de mettre votre N° de SIREN, c’est ce qui officialise l’existence juridique de votre entreprise.

Le numéro de facture doit être chronologique et continu.
Vous pouvez opter pour une numérotation qui part de N°1 et continue tout au long de la vie de votre entreprise (et vous retrouver à N°679 trois ans plus tard).
Vous pouvez opter pour une numérotation mensuelle, qui repart à zéro chaque mois. Par exemple : N°202205001 pour la facture N°1 du mois de mai 2022, en ayant fini le mois d’avril 2022 au N°202204165.
Personnellement, c’est cette dernière option que j’ai choisie car elle me permet plus facilement de me repérer dans le temps quand je dois consulter mes factures.

Au niveau du corps de la facture

Si vous fonctionnez selon un système de devis et bon de commande, vous pouvez dans votre facture faire uniquement référence à ces documents, au lieu de remettre tout le détail.

Si votre client vous a fourni un N° de commande qui lui est propre, vous devez le mentionner sur votre facture. Cela évitera aussi les litiges éventuels !

Si vous êtes soumis à TVA, vous devez mentionner ligne par ligne le taux de TVA applicable au produit ou service vendu.

Au niveau du pied de page

Au-delà de son caractère obligatoire, la date d’échéance est primordiale pour assurer le suivi du règlement de vos clients et mettre en place une procédure de relance. Sans date précise, comment voulez-vous relancer votre client ?

Il est obligatoire de mettre les modalités concernant les retards de paiement (même si vous savez que vous ne les appliquerez pas… comme beaucoup d’entreprises…).

Les outils pour faire sa facture

Comme pour tout, vous trouverez des outils payants et gratuits.

Les outils gratuits

Utilisez ce que vous avez à disposition dans votre ordinateur !

• Un tableur : Excel, OpenOffice, Google sheet…
• Un traitement de texte : Word, OpenOffice, Google doc…

Vous trouverez aussi des modèles prêts à être utilisés ou des applications sur internet :

• Fichiers à imprimer ou à télécharger (mais veillez à  ce que toutes les mentions obligatoires vous concernant soient bien présentes !)
• Documents à modifier sur des applications comme Canva
• Des sites de facturation : bien souvent ces sites vous offrent le process minimal pour votre facturation. Juste ce qu’il faut quand on démarre

Je suis en train de préparer une masterclasse gratuite au cours de laquelle je montrerai comment créer facilement une facture avec Google sheet.

Inscrivez-vous en cliquant sur le bouton ci-dessous si vous souhaitez être informé(e) de la date de la masterclasse.

Les outils payants

Là, clairement, vous avez l’embarras du choix !

Vous trouverez des sites spécialisés selon le domaine d’activité de l’entreprise, des sites qui proposent un ensemble de solutions pour une gestion d’entreprise complète (facturation, comptabilité, paie…).

Pour bien choisir, je vous conseille de vous renseigner auprès d’autres entrepreneurs ayant la même activité que vous. Parfois c’est votre comptable (si vous en avez un) qui vous orientera vers tel ou tel outil.

Très souvent, vous disposez d’une période gratuite pour tester le logiciel avant de vous engager par abonnement ou de l’acheter. Si vous optez pour cette solution, je vous conseille de faire des factures « test » et non de passer de gratuit en gratuit pour faire vos « vraies » factures, car vous allez perdre un temps précieux à renseigner à chaque fois vos coordonnées, ainsi que celles de vos clients…

Maintenant vous avez toutes les informations pour émettre votre première facture conforme à la loi ! Vous ne pourrez pas dire que vous ne saviez pas 🙃

Si vous pensez que cet article peut intéresser un(e) solopreneur(e) de votre entourage, ne le gardez pas pour vous et partagez-lui le lien !